Excel 教學-Mail Merge

Mail Merge是指一份文件的內容你要同時間分發給多人，但文件中你要更改少量個人資料如員工姓名，員工編號等，就可用到了。在整合文件/信件是非常的有用及增加效率的，多是用於升職信，過試用期信件等。

Mail Merge是我自己研究的，當時我是畢業打第一份工，要我接手Performance Management，以員工的升職，調職，試用期通過為主。該公司前線員工達1700+，一個月最少要出100+的信。那時上手的同事是用Mail Merge，但我不識，搞到一團糟(你知道信件是一個字都不能出錯的。)於是我網上研究學習(算是我笨吧，剛出來社會真是什麼都要很勤力研究)，才掌握了，還覺得用處很大。

以下是簡單的方法講解，不明的可以問，我會盡我所知解答。我以升職文件為例，希望大家容易明白。

部驟1︰準備一個升職的Excel文件。

 

部驟2︰準備一封升職信。(附圖我隨便打的，如果這當是一封升職信，我應該被炒了XD。)

部驟3︰選擇郵件(Mail)，我現公司是用中文版，我盡量記得英文的wordings我就打埋。如果找不到郵件(Mail)，嘗試在插入(Insert)找找。

部驟4︰按選取收件者，之後選擇從現有清單，之後就找回你升職的Excel文件(一般都是放HR Server吧)。

部驟5︰你要做Mail Merge的資料放了在工作表1，就選擇工作表1，按確定。

部驟6︰之後你會看見郵件多了很多選擇，如圖示的地址區塊...問候行...不過我們只是用插入合併欄位。

部驟7︰我們按相對的資料插入適當的地方

部驟8︰完成後按預覽結果

部驟9︰你會看到所需資料已經插入好

部驟10︰按下一頁(第二頁)就出了第二個員工的資料

-完成-

當完成後，檢查一次，你就可以一次過列印出來。列印後再檢查一次就可以交了。