Excel 教學-Mail Merge

Mail Merge是指一份文件的內容你要同時間分發給多人，但文件中你要更改少量個人資料如員工姓名，員工編號等，就可用到了。在整合文件/信件是非常的有用及增加效率的，多是用於升職信，過試用期信件等。

Mail Merge是我自己研究的，當時我是畢業打第一份工，要我接手Performance Management，以員工的升職，調職，試用期通過為主。該公司前線員工達1700+，一個月最少要出100+的信。那時上手的同事是用Mail Merge，但我不識，搞到一團糟(你知道信件是一個字都不能出錯的。)於是我網上研究學習(算是我笨吧，剛出來社會真是什麼都要很勤力研究)，才掌握了，還覺得用處很大。

以下是簡單的方法講解，不明的可以問，我會盡我所知解答。我以升職文件為例，希望大家容易明白。

部驟1︰準備一個升職的Excel文件。

 

部驟2︰準備一封升職信。(附圖我隨便打的，如果這當是一封升職信，我應該被炒了XD。)

部驟3︰選擇郵件(Mail)，我現公司是用中文版，我盡量記得英文的wordings我就打埋。如果找不到郵件(Mail)，嘗試在插入(Insert)找找。

部驟4︰按選取收件者，之後選擇從現有清單，之後就找回你升職的Excel文件(一般都是放HR Server吧)。

部驟5︰你要做Mail Merge的資料放了在工作表1，就選擇工作表1，按確定。

部驟6︰之後你會看見郵件多了很多選擇，如圖示的地址區塊...問候行...不過我們只是用插入合併欄位。

部驟7︰我們按相對的資料插入適當的地方

部驟8︰完成後按預覽結果

部驟9︰你會看到所需資料已經插入好

部驟10︰按下一頁(第二頁)就出了第二個員工的資料

-完成-

當完成後，檢查一次，你就可以一次過列印出來。列印後再檢查一次就可以交了。

人事部常用網站/表格

***Recruitment***
中原地圖<查中/英文地址用>
http://hk.centamap.com/gc/home.aspx

香港身份證的字母認知
http://zh.wikipedia.org/wiki/%E9%A6%99%E6%B8%AF%E8%BA%AB%E4%BB%BD%E8%AD%89

銀行代碼
http://www.culturemark.com/bankcode/bankcode.htm

申請機場禁區證<如有分店在機場禁區內可用，但抱歉已忘記如何按入表格>
https://extranet.hongkongairport.com/

勞工處互動就業服務
http://www2.jobs.gov.hk/1/0/webform/

入境處Visa 申請-專業人士來港就業申請表
http://www.immd.gov.hk/pdforms/ID990A.pdf

入境處Visa 申請-廷長逗留期限申請
http://www.immd.gov.hk/pdforms/id91.pdf

***Payroll***
強積金首次供款
https://www.hsbc.com.hk/1/2/mpf/chinese/employer/manage/firstcon

強積金最後一次供款
https://www.hsbc.com.hk/1/2/mpf/chinese/employer/manage/lastcon

***Compensation and Benefit***
稅局網頁︰
http://www.ird.gov.hk/chi/paf/for.htm#er

報稅表IR56B (2013-2014) <現職僱員用>
http://www.ird.gov.hk/chi/pdf/ir56b2014_c.pdf

報稅表IR56F (2013-2014) <離職僱員用>
http://www.ird.gov.hk/chi/pdf/ir56f_c.pdf

報稅表IR56M (2013-2014) <「炒散」用>
http://www.ird.gov.hk/chi/pdf/ir56m_c.pdf

工傷表格2 <有fillable版本，要網上找link，急要的我可email給有需要人士。>
http://www.asiaprofessional.com.hk/pdf/f2c.pdf

工傷表格2B
http://www.edb.gov.hk/attachment/sc/sch-admin/admin/about-sch/sch-safety/form%202b_c.pdf

註冊中醫名單
http://www.cmchk.org.hk/cmp/chi/#main_rdoctor_choice.htm

***Others***
Label格式
http://www.vision-label.com/

房屋處-僱員薪金證明書
https://www.housingauthority.gov.hk/tc/common/pdf/global-elements/forms/flat-application/HD527.pdf

2015年法定假期

2015年法定假期：

	法定假期	日期	星期
1	元旦日	1月1日	星期四
2	農曆年初一	2月19日	星期四
3	農曆年初二	2月20日	星期五
4	農曆年初三	2月21日	星期六
5	清明節翌日	4月6日	星期一
6	勞動節	5月1日	星期五
7	端午節	6月20日	星期六
8	香港特別行政區成立紀念日	7月1日	星期三
9	中秋節翌日	9月28日	星期一
10	國慶日	10月1日	星期四
11	重陽節	10月21日	星期三
12	聖誕節	12月25日	星期五

引至︰http://www.gov.hk/tc/about/abouthk/holiday/index.htm
　

Compensation and Benefit-強積金MPF

大家應該對強積金也不陌生，就是年滿18歲至65歲人士須要供強積金。這文章先說明全職/兼職員工的強積金，每月供一次，當月的供款在下月10號必須送到強積金公司。(例︰員工供款日為8 SEP 2014，即在10 OCT 2014交往強積金公司)炒散及某些行業的員工計法也不一定相同，所以暫不在此討論。有些公司會以其他計畫代替強積金，如是者，要自己按公司做法。

很多公司人事部的System都會懂得自己計算，但是小妹在3間公司工作，很不幸地A公司的System的MPF功能問題錯漏百出，B公司相安無事，間直不用花力氣去處理，C公司沒有System，都是人手及Excel，所以小妹每月都要好小心地計算及找懶人的方法(尋找網上資源)去計算。

 

強積金是在員工受僱滿60日開始供款。在供款當月或之前，切記把強積金表格填妥寄回強積金公司。(通常在入職時我要求員工可以的請即時填妥，之後若果要供款那月就連同Remittance Statement一併寄去。)

 

僱主︰在第60天供回員工第一天上班開始的強積金。就是該月月薪的5%，供款不設下限，只設上限$1500 (即薪金超過$30000，也是供$1500)

 

員工︰員工有首30日免供款期，如果首個不完整糧期也是免供強積金的。該月月薪$7100或以上才須供款，否則員工是不用供款(但僱主仍須供款)。供款是該月月薪的5%，設上限$1500 (即薪金超過$30000，也是供$1500)。

例子1︰完整糧期
員工在2/10/2014入職，第30天是31/10/2014，第60天是30/11/2014。員工有首30日免供款期(即2/10/2014-31/10/2014)，之後因為1/11/2014-30/11/2014是完整糧期(當每月1至30/31是完整糧期)，所以員工必須供款。

供款期	該月月薪	僱員	僱主	註
2/10/2014-31/10/2014	7500	0	375	員工首30日免供款
1/11/2014-30/11/2014	7500	375	375	完整糧期

例子2︰首個不完整糧期

員工在3/10/2014入職，第30天是1/11/2014，第60天是1/12/2014。員工有首30日免供款期(即3/10/2014-1/11/2014)，之後因為2/11/2014-30/11/2014是不完整糧期(當每月1至30/31是完整糧期)，所以員工必須供款。所以看上來遲一天入職比較花算。XD

供款期	該月月薪	僱員	僱主	註
3/10/2014-31/10/2014	7500	0	375	員工首30日免供款
1/11/2014-30/11/2014	7500	0	375	首個不完整糧期
1/12/2014-31/12/2014	7500	375	375	完整糧期

 強積金有幾項須要注意的︰

1)如果員工入職時為17歲，入職日期為15/6/2014，2個月後才18歲，即15/8/2014就18歲，那要在15/8/2014的60日後(13/10/2014)幫員工遞交強積金表格。(註︰不是指剛好第60日，意指在當月10號，即10 NOV 2014前要交至強積金公司。)

 

2)員工已滿65歲，強積金公司會寄一份文件要求僱員簽名及自行交往強積金公司。僱主的動作只是切記停止雙方的供款。

 

3)員工未受僱滿60日都清楚不要供款，供款表格可以碎丟。但如果員工]受僱滿60日，或61,62日才離職，那要如何處理?當時我去聽強積金講座，那職員說是要供款的，但詳情可同強積金公司相議。

 

4)如果遲交強積金供款，是須要付加5%手續費，請準時供款。

 

5)如果員工久久也不交強積金表格，你可以自己幫員工填表，但必須留空僱員簽名及供款地方，之後強積金公司會跟進的。

 

6)定時留意強積金供款上下限有沒有更改。

 

有用資料︰

A)大家在首次供款可能有不確定遞交時間，供款金額等，那可以到匯豐銀行網站有詳細分析︰

https://www.hsbc.com.hk/1/2/mpf/chinese/employer/manage/firstcon

 

B)有時用Excel的公式也可計算:　（可自行調整公式，公式中我是取小數位後２個位，及”Relevant Income Cell”要自己打番Cell的代號）

Employer(ER): =IF(“Relevant Income Cell”<30000,ROUND(“Relevant Income Cell “*0.05,2),1500)

 

Employee(EE):=IF(“Relevant Income Cell”<7100,0,IF(“Relevant Income Cell”>30000,1500,ROUND(“Relevant Income Cell”*0.05,2)))